Filozofia Kaizen i Heijunka w życiu codziennym każdego z nas
Wyobraźmy sobie sytuację następującą: trzymamy w ręku 100 PLN w dwóch banknotach po 50 złoty. Stwierdzamy, że nie potrzebujemy połowy tej kwoty i drzemy 50 PLN na drobne kawałeczki, po czym wyrzucamy do śmietnika. Rzecz nie do pomyślenia? Przyjrzyjmy się drugiej sytuacji, gdzie firma ma na koncie 100 000 PLN i połowę z tej kwoty także wyrzuca do śmieci. Niewyobrażalne? A takie wydarzenie ma miejsce gdy organizacja nie wykorzystuje potencjału kreatywności twórczej drzemiącej w pracownikach, czyli nie wdraża idei Kaizen w praktyce.
Pozbywamy się pieniędzy nawet o tym nie wiedząc. Każdy w firmie, jeżeli pracuje 8 lub więcej godzin na danym stanowisku – biuro, hala, bez różnicy – jest specjalistą od tego stanowiska. Wie co go na nim denerwuje, co należałoby zmienić, a także ma pomysły na usprawnienie biznesu, w którym się znajduje.
A teraz przejdźmy do rzeczywistości dnia codziennego. Czy spotykamy się z kolejkami na poczcie, w szpitalu czy urzędzie? Tracimy czas, często stresując się przy okazji? Przecież tak już jest i będzie na zawsze. Błąd. Wcale nie musi tak być.
Weźmy dla przykładu pocztę i przejdźmy od szczegółu do ogółu. Kolejki w tym miejscu przechodzą do legend. Oczywiście w zależności od czasu, w którym chcemy dokonać na przykład wysyłki paczki czy też listu. Są pory dnia, w których klientów jest mniej, czasami nawet zero, z kolei o innych porach jest ich zdecydowanie za dużo co powoduje oczekiwanie i stratę czasu klientów. I tu mogłaby wejść w życie tzw. heijunka, czyli poziomowanie wytwarzania.
Znajduje ono zastosowanie wszędzie tam gdzie występują nadwyżki czynności/produkcji/kolejkowanie związane z podwyższonym zapotrzebowaniem w ograniczonym czasie np.: pik produkcyjny, sezonowość. Heijunka stara się wypoziomować, czyli ujednolicić wytwarzanie na mniejsze partie, dzięki czemu mieścimy się w czasie, zmniejsza się ilość zapasów, czynności do wykonania.
Czy dobrym wypoziomowaniem kolejek na poczcie nie byłoby utworzenie jednego stanowiska specjalnie przeznaczonego dla wysyłek i listów powyżej pewnej ilości np.: powyżej 2 lub 3? Przy okazji można by pomyśleć o rezerwacji terminu pod danego klienta i ile czasu na niego potrzeba w zależności od ilości wysyłanych przez niego paczek/listów. Czy nie pomogłoby w pewnym stopniu wywieszenie ogłoszenia w jakich porach dnia najlepiej przychodzić aby nie czekać w kolejce?
Jak najbardziej każde z powyższych rozwiązań można skrytykować lub nawet stwierdzić, że się nie da. Zresztą autor artykułu nie jest specjalistą od pracy na poczcie. Specjalistami są osoby tam pracujące i one powinny odpowiedzieć na te i inne pytania czy zastrzeżenia. Mianowicie chodzi mi o pokazanie jednej, istotnej rzeczy: kreatywności Kaizen.
Pomysły ogranicza tylko nasza wyobraźnia. Jeśli spytamy się współpracowników co ich denerwuje, często usłyszymy także rozwiązania problemów, które ich drażnią. Uważam, że pracownicy urzędów, poczt, szpitali i tym podobnych organizacji mają dużo pomysłów, które można by wykorzystać aby usprawnić ich codzienną pracę. Poprzez jej ułatwienie zadowolony byłby pracownik a także klient gdyż nie marnotrawi się jego czasu.
Podsumowując chciałbym zacytować Akio Moritę, współzałożyciela firmy Sony: „Kiedy organizacja prowadzi swoje działania nieudolnie, nie tylko marnuje swoje zasoby, ale traci również cenny czas klienta”.