Lean office, czyli praktyczne zastosowanie Kaizen w biurze i procesach administracyjnych
Kai oznacza zmianę, Zen dobro, co w luźnym tłumaczeniu można rozumieć jako zmianę na lepsze, dobre, nieustanne zmiany. Kaizen jest filozofią, ideą „małych kroków”, ewolucji, ciągłego doskonalenia. W poniższym artykule autor poda kilka przykładów wykorzystania w organizacji innowacji Kaizen wewnętrznej i zewnętrznej.
System pomysłów Kaizen nie musi jedynie bazować na pomysłach samych pracowników. Mogą oni czerpać inspiracje z zewnątrz np.: z czasopism, książek, seminariów, szkoleń, pomocy naukowców z uczelni, for internetowych, czy (a zarazem najważniejsze) bezpośrednio od klientów firmy. Steve Jobs, były szef koncernu Apple potrafił czerpać inspiracje z dnia codziennego, obserwacji swojego normalnego dnia z życia i zadawania sobie pytań: Co mnie denerwuje, zabiera mi czas, co można poprawić. Poprzez takie zwykłe pytania pobudzamy mózg do kreatywnego myślenia. Rodzą się pomysły na biznes, produkt, usługę lub usprawnienie.
W biurze jak i w innych miejscach naszej działalności słyszy się często, że nie ma czasu np.: na spotkania, ponieważ jest tak dużo pracy. Oczywiście konstruktywne spotkania zespołów i burze mózgów są niezbędne dla chociażby pozytywnej komunikacji. W pomieszczeniach biurowych problem ten można rozwiązać dzięki temu, iż wszyscy mają dostęp do komputera. Stworzenie wirtualnej platformy do wymiany poglądów i dyskusji sprawia, że osoby piszą na niej wtedy kiedy faktycznie mają chwilę czasu i informacje zapisane dostępne są w każdej chwili dla każdego pracownika.
Wspólny dysk sieciowy, na którym przeprowadzane są regularnie niewerbalne burze mózgów jest dobrym narzędziem do rozwiązywania problemów biura. Nie trzeba ograniczać się tylko do pomysłów pracowników, ale także zadawać konkretne pytania. Na przykład osoby zarządzające biurem umieszczają zagadnienia do przedyskutowania w określonym czasie, na tak zwanej wirtualnej tablicy ogłoszeń – bazuje to na założeniach niewerbalnej burzy mózgów. Wirtualna tablica (platforma) ma taką przewagę nad zwykłą, wiszącą na ścianie, że nie zajmuje miejsca. Pracownicy nie wstając od biurka mogą odczytywać komunikaty, ogłoszenia, a także konkretne zapytania skierowane do nich. Osoby zarządzające mają ułatwione zadanie, ponieważ mogą liczyć na kreatywność całego zakładu.
Przykładowe problemy do wspólnego rozwiązania to:
- system motywacyjny, jego konstrukcja,
- błędy i braki w danym obszarze, ich rozwiązanie lub rozwiązania w celu zmniejszenia bądź redukcji,
- pomysły na nowe produkty/usługi,
- wspólne tworzenie procedur/instrukcji/standardów/wskaźników,
- anonimowe głosowanie na temat propozycji.
Pracownicy mając przykładowo czas 5 dni roboczych udzielają odpowiedzi, nie widząc jednocześnie nawzajem odpowiedzi innych współpracowników. Każdy powinien zgłosić minimum jedną sugestię. System informatyczny powinien być tak zaprojektowany aby wychwytywał kto po ustalonym terminie nie udzielił ani jednej odpowiedzi. Lista osób, które udzieliły i nie udzieliły odpowiedzi może być „wywieszona” na takiej wirtualnej tablicy. Działa to motywująco. Nie należy ograniczać się także wyłącznie do pytań od kierownictwa, ale każdy pracownik powinien mieć możliwość bezstresowego zadania pytania na temat problemu, który go nęka.
Dzięki temu powstanie wirtualne forum dzielenia się wiedzą, dostępne dla wszystkich i błędy nie będą powielane, a pozytywne standardy rozprzestrzenią się błyskawicznie. Jest to inwestycja, która w biurze bądź firmie zostaje na stałe i się rozrasta. Przykładem takiego działania są sprawnie działające fora w internecie, na których możemy spotkać FAQ, czyli frequently asked questions – najczęściej zadawane pytania, aby nie tracić czasu na powtarzanie/odpisywanie po raz setny na te same zagadnienia. Wirtualne rozwiązania w firmie muszą żyć, ktoś od czasu do czasu powinien je nadzorować, systematyzować, narzucić pewne ramy aby nie przekształciły się one w chaos.
Żyjemy w czasach gdzie rozwój technologii na rzecz usprawnienia komunikacji jest ogromny, należy to w pełni wykorzystać. Życzę wszystkim aby ograniczała nas tylko własna wyobraźnia.