Kai oznacza zmianę, Zen dobro, co w luźnym tłumaczeniu można rozumieć jako
zmianę na lepsze, dobre, nieustanne zmiany. Kaizen jest filozofią, ideą „małych
kroków”, ewolucji, ciągłego doskonalenia. W poniższym artykule autor poda kilka
przykładów wykorzystania w organizacji innowacji Kaizen wewnętrznej i zewnętrznej.
System pomysłów Kaizen nie musi jedynie bazować na pomysłach samych
pracowników. Mogą oni czerpać inspiracje z zewnątrz np.: z czasopism, książek,
seminariów, szkoleń, pomocy naukowców z uczelni, for internetowych, czy (a
zarazem najważniejsze) bezpośrednio od klientów firmy. Steve Jobs, były szef
koncernu Apple potrafił czerpać inspiracje z dnia codziennego, obserwacji swojego
normalnego dnia z życia i zadawania sobie pytań: Co mnie denerwuje, zabiera mi
czas, co można poprawić. Poprzez takie zwykłe pytania pobudzamy mózg do
kreatywnego myślenia. Rodzą się pomysły na biznes, produkt, usługę lub
usprawnienie.
W biurze jak i w innych miejscach naszej działalności słyszy się często, że nie
ma czasu np.: na spotkania, ponieważ jest tak dużo pracy. Oczywiście konstruktywne
spotkania zespołów i burze mózgów są niezbędne dla chociażby pozytywnej
komunikacji. W pomieszczeniach biurowych problem ten można rozwiązać dzięki
temu, iż wszyscy mają dostęp do komputera. Stworzenie wirtualnej platformy do
wymiany poglądów i dyskusji sprawia, że osoby piszą na niej wtedy kiedy faktycznie
mają chwilę czasu i informacje zapisane dostępne są w każdej chwili dla każdego
pracownika. Wspólny dysk sieciowy, na którym przeprowadzane są regularnie
niewerbalne burze mózgów jest dobrym narzędziem do rozwiązywania problemów
biura. Nie trzeba ograniczać się tylko do pomysłów pracowników, ale także zadawać
konkretne pytania. Na przykład osoby zarządzające biurem umieszczają zagadnienia
do przedyskutowania w określonym czasie, na tak zwanej wirtualnej tablicy ogłoszeń
– bazuje to na założeniach niewerbalnej burzy mózgów. Wirtualna tablica (platforma)
ma taką przewagę nad zwykłą, wiszącą na ścianie, że nie zajmuje miejsca.
Pracownicy nie wstając od biurka mogą odczytywać komunikaty, ogłoszenia, a także
konkretne zapytania skierowane do nich. Osoby zarządzające mają ułatwione
zadanie, ponieważ mogą liczyć na kreatywność całego zakładu. Przykładowe
problemy do wspólnego rozwiązania to:
– system motywacyjny, jego konstrukcja,
– błędy i braki w danym obszarze, ich rozwiązanie lub rozwiązania w celu
zmniejszenia bądź redukcji,
– pomysły na nowe produkty/usługi,
– wspólne tworzenie procedur/instrukcji/standardów/wskaźników
– anonimowe głosowanie na temat propozycji.
Pracownicy mając przykładowo czas 5 dni roboczych udzielają odpowiedzi, nie
widząc jednocześnie nawzajem odpowiedzi innych współpracowników. Każdy
powinien zgłosić minimum jedną sugestię. System informatyczny powinien być tak
zaprojektowany aby wychwytywał kto po ustalonym terminie nie udzielił ani jednej
odpowiedzi. Lista osób, które udzieliły i nie udzieliły odpowiedzi może być
„wywieszona” na takiej wirtualnej tablicy. Działa to motywująco. Nie należy
ograniczać się także wyłącznie do pytań od kierownictwa, ale każdy pracownik
powinien mieć możliwość bezstresowego zadania pytania na temat problemu, który
go nęka. Dzięki temu powstanie wirtualne forum dzielenia się wiedzą, dostępne dla
wszystkich i błędy nie będą powielane, a pozytywne standardy rozprzestrzenią się
błyskawicznie. Jest to inwestycja, która w biurze bądź firmie zostaje na stałe i się
rozrasta. Przykładem takiego działania są sprawnie działające fora w internecie, na
których możemy spotkać FAQ, czyli frequently asked questions – najczęściej
zadawane pytania, aby nie tracić czasu na powtarzanie/odpisywanie po raz setny na
te same zagadnienia. Wirtualne rozwiązania w firmie muszą żyć, ktoś od czasu do
czasu powinien je nadzorować, systematyzować, narzucić pewne ramy aby nie
przekształciły się one w chaos.
Żyjemy w czasach gdzie rozwój technologii na rzecz usprawnienia komunikacji
jest ogromny, należy to w pełni wykorzystać. Życzę wszystkim aby ograniczała nas
tylko własna wyobraźnia.
Damian Szczepaniak.
Wszelkie prawa zastrzeżone