Wyobraźmy sobie sytuację następującą: trzymamy w ręku 100 PLN w dwóch
banknotach po 50 złoty. Stwierdzamy, że nie potrzebujemy połowy tej kwoty i drzemy
50 PLN na drobne kawałeczki, po czym wyrzucamy do śmietnika. Rzecz nie do
pomyślenia ? Przyjrzyjmy się drugiej sytuacji, gdzie firma ma na koncie 100 000 PLN
i połowę z tej kwoty także wyrzuca do śmieci. Niewyobrażalne ? A takie wydarzenie
ma miejsce gdy organizacja nie wykorzystuje potencjału kreatywności twórczej
drzemiącej w pracownikach, czyli nie wdraża idei Kaizen w praktyce. Pozbywamy się
pieniędzy nawet o tym nie wiedząc. Każdy w firmie, jeżeli pracuje 8 lub więcej godzin
na danym stanowisku – biuro, hala, bez różnicy – jest specjalistą od tego stanowiska.
Wie co go na nim denerwuje, co należałoby zmienić, a także ma pomysły na
usprawnienie biznesu, w którym się znajduje.
A teraz przejdźmy do rzeczywistości dnia codziennego. Czy spotykamy się z
kolejkami na poczcie, w szpitalu czy urzędzie ? Tracimy czas, często stresując się
przy okazji ? Przecież tak już jest i będzie na zawsze. Błąd. Wcale nie musi tak być.
Weźmy dla przykładu pocztę i przejdźmy od szczegółu do ogółu. Kolejki w tym
miejscu przechodzą do legend. Oczywiście w zależności od czasu, w którym chcemy
dokonać na przykład wysyłki paczki czy też listu. Są pory dnia, w których klientów
jest mniej, czasami nawet zero, z kolei o innych porach jest ich zdecydowanie za
dużo co powoduje oczekiwanie i stratę czasu klientów. I tu mogłaby wejść w życie
tzw. heijunka, czyli poziomowanie wytwarzania. Znajduje ono zastosowanie wszędzie
tam gdzie występują nadwyżki czynności/produkcji/kolejkowanie związane z
podwyższonym zapotrzebowaniem w ograniczonym czasie np.: pik produkcyjny,
sezonowość. Heijunka stara się wypoziomować, czyli ujednolicić wytwarzanie na
mniejsze partie, dzięki czemu mieścimy się w czasie, zmniejsza się ilość zapasów,
czynności do wykonania. Czy dobrym wypoziomowaniem kolejek na poczcie nie
byłoby utworzenie jednego stanowiska specjalnie przeznaczonego dla wysyłek i
listów powyżej pewnej ilości np.: powyżej 2 lub 3 ? Przy okazji można by pomyśleć o
rezerwacji terminu pod danego klienta i ile czasu na niego potrzeba w zależności od
ilości wysyłanych przez niego paczek/listów. Czy nie pomogłoby w pewnym stopniu
wywieszenie ogłoszenia w jakich porach dnia najlepiej przychodzić aby nie czekać w
kolejce ? Jak najbardziej każde z powyższych rozwiązań można skrytykować lub
nawet stwierdzić, że się nie da. Zresztą autor artykułu nie jest specjalistą od pracy na
poczcie. Specjalistami są osoby tam pracujące i one powinny odpowiedzieć na te i
inne pytania czy zastrzeżenia. Mianowicie chodzi mi o pokazanie jednej, istotnej
rzeczy: kreatywności Kaizen. Pomysły ogranicza tylko nasza wyobraźnia. Jeśli
spytamy się współpracowników co ich denerwuje, często usłyszymy także
rozwiązania problemów, które ich drażnią. Uważam, że pracownicy urzędów, poczt,
szpitali i tym podobnych organizacji mają dużo pomysłów, które można by
wykorzystać aby usprawnić ich codzienną pracę. Poprzez jej ułatwienie zadowolony
byłby pracownik a także klient gdyż nie marnotrawi się jego czasu. Pomyślmy o
sytuacji gdzie osoby z zewnątrz, całkowicie za darmo zgłaszają pomysły i
usprawnienia firmie prywatnej, biznesowi. Myślę, że większość właścicieli takich
organizacji, jeśli nie wszyscy, byliby zachwyceni. Ktoś poświęca swój prywatny czas i
w pełni altruistycznie zgłasza innowacje dla zakładu, gdzie nawet nie pracuje. Szef
takiej firmy pewnie z otwartymi ramionami powitałby sugestie i przekształcił je w
pieniądze/zysk organizacji. Jeśli nie chciałby wykorzystać czy chociaż
przeanalizować tych pomysłów pewnie popukalibyśmy się w czoło, że wyrzuca
pieniądze do śmieci. A tak się dzieje na poczcie, w urzędzie itp. Ludzi denerwują
pewne zjawiska w miejscach publicznych i mają dużo fajnych sugestii, które chcieliby
zgłosić. Tylko trzeba im tylko taką możliwość stworzyć, poprzez np.: fora internetowe,
newslettery, skrzynki na pomysły itd. Jeśli takiej możliwości nie ma to mówiąc wprost
ludzie dają pieniądze za darmo (pomysły od siebie) dla takiego miejsca użytku
publicznego a to miejsce nie chce tych pieniędzy, ignoruje je. Czy tak postępuje się w
zgodzie ze zdrowym rozsądkiem ? Pieniądze leżą na przysłowiowej ulicy, trzeba je
tylko chcieć i umieć pozbierać.
Podsumowując chciałbym zacytować Akio Moritę, współzałożyciela firmy Sony:
„Kiedy organizacja prowadzi swoje działania nieudolnie, nie tylko marnuje swoje
zasoby, ale traci również cenny czas klienta”.